Meeting-Notizen in Protokoll + To-dos umwandeln

Du sitzt im Meeting, schreibst mit – und danach hast du eine Mischung aus Stichpunkten, halben Sätzen und offenen Fragen. Genau dann entstehen Missverständnisse: Wer macht was? Was wurde entschieden? Was ist nur „Diskussion“ gewesen? Dieser Prompt macht aus Rohnotizen ein Protokoll, das du intern teilen kannst, ohne dich zu rechtfertigen.

Am Ende bekommst du eine klare Zusammenfassung, eine Entscheidungsliste, eine To-do-Tabelle mit Owner/Deadline (oder „offen“, wenn nicht genannt) und eine sendefertige Follow-up-Mail. Zusätzlich erhältst du eine Liste offener Punkte/Blocker, damit nichts untergeht. Output-Format: Summary → Entscheidungen → To-dos → Offene Fragen → Mail.

Prompt-Vorlage (copy-paste)

				
					Rolle: Du bist mein Meeting-Protokollant. Du verdichtest sauber, ohne Inhalte zu erfinden.

Input:
- Kontext/Projekt: {{KONTEXT}}
- Ziel des Meetings (optional): {{ZIEL_DES_MEETINGS}}
- Teilnehmer (optional): {{TEILNEHMER}}
- Rohnotizen: {{NOTIZEN}}
- Ton (optional): {{TON}}

Robustheit:
Wenn {{NOTIZEN}} fehlt oder zu kurz ist, stelle bis zu 5 konkrete Rückfragen und warte.

Regeln:
- Erfinde keine Entscheidungen, Termine, Owner oder Zahlen.
- Wenn Owner/Deadline nicht genannt sind: setze „offen“ und liste am Ende gezielte Rückfragen.
- Wenn etwas nur vorgeschlagen wurde: markiere es als „Vorschlag“, nicht als Entscheidung.

Output-Format:
A) Kurz-Zusammenfassung (max. 5 Bullets)
B) Entscheidungen (Bullets, nur echte Entscheidungen)
C) To-dos (Tabelle: Aufgabe | Owner | Deadline | Notiz) – Owner/Deadline ggf. „offen“
D) Offene Fragen / Blocker (max. 7 Bullets)
E) Follow-up-Mail (Betreff + Text, inkl. To-do-Link-Platzhalter {{LINK_ZU_BOARD}})
Qualitätscheck: Nichts erfunden? Entscheidungen klar? To-dos vollständig? Offene Punkte sichtbar?

So benutzt du den Prompt:

Ersetze die Input-Klammern {} mit deinen Angaben (stichpunktartig).
Du kannst auch Klammern unersetzt lassen, dann wird aber die KI für dich entscheiden oder dir verschiedene Optionen zur Verfügung stellen.
Nutze das Ergebnis.

Varianten / Folgeprompts:

„Erstelle zusätzlich eine Slack-Kurzfassung (max. 8 Zeilen).“
„Formatiere To-dos als Jira-Tickets (Titel + Beschreibung + Akzeptanzkriterien).“
„Schreibe eine Stakeholder-Zusammenfassung (was relevant ist, was nicht).“

Beispiel-Output:

Zusammenfassung: Scope grob geklärt; Datenzugriff offen; nächster Termin vorgeschlagen
Entscheidungen: Feature X wird verschoben; Review erfolgt nach Datenfreigabe
To-dos: Datenzugriff anfragen | Owner: offen | Deadline: offen | Notiz: Ansprechpartner klären
Offen: Wer gibt Zugriff frei? Welche KPI gilt als Erfolg?
Mail: Betreff „Recap + Next Steps“ … Bitte Owner/Deadlines bestätigen …

FAQ:

Kann ich auch Transkripte nutzen?

Ja, füge sie als {{NOTIZEN}} ein – der Prompt verdichtet.

Was, wenn Entscheidungen unklar sind?

Dann wird das als „Vorschlag“ markiert und als Rückfrage gespiegelt.

Indem Owner/Deadlines ohne Quelle immer „offen“ bleiben.

Ja – setze {{KONTEXT}} auf „Workshop“ und ergänze Ziel.

Ein gutes Protokoll ist kein „Nice to have“, sondern ein Führungsinstrument: Es macht Entscheidungen sichtbar, reduziert Ping-Pong und schützt dich vor „Das haben wir doch nie so gesagt“. Dieser Prompt sorgt dafür, dass du schnell ein teilbares Ergebnis hast – ohne Dinge zu erfinden, die später zurückkommen.

Wenn du deine Meeting-Ergebnisse systematischer in Abläufe überführen willst, findest du mehr Vorlagen in LINK: Guides – Job. Und falls du dir unsicher bist, welches Tool (Transkription, Notizen, Projektmanagement) für dich passt, hilft dir das LINK: Tool-Ranking beim Vergleichen.

Weitere Prompt-Ideen: Prompt-Bibliothek

Disclaimer: Die Qualität und Genauigkeit der Ergebnisse kann je nach KI-Modell, Version und deinen Inputs variieren. Prüfe Outputs immer kurz auf Faktentreue, Ton und Passung zu deinem Kontext – besonders bei sensiblen Themen (z. B. Konflikte, Kundenkommunikation) oder rechtlichen/finanziellen Inhalten. Verwende keine vertraulichen Daten in Prompts und ersetze Platzhalter vor dem Versenden/Veröffentlichen.

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