Key Takeaways

• Gib der KI immer Empfängerrolle, Ziel, Ton, Länge und Format – sonst wird’s zu allgemein.
• Lass dir zwei Varianten schreiben (kurz/direkt vs. wärmer), dann wählst du.
• Erzwinge ein klares Ende: Frage oder nächster Schritt (CTA), nicht „Danke im Voraus“.
• Prüfe Ergebnisse auf Annahmen, Fülltext und unklare Forderungen – bevor du sendest.
• Mit einer 60-Sekunden-SOP werden E-Mails schneller und konsistenter.

Inhaltsverzeichnis mit 6–10 Punkten

• Warum E-Mails ein perfekter KI-Use-Case sind
• Die Mini-Formel für jede E-Mail
• 12 Copy-&-Paste Vorlagen für typische Situationen
• Mini-Case 1: Nachfassen ohne Druck
• Mini-Case 2: Sachliche Beschwerde mit klarer Lösung
• Standardvorgehensweise: E-Mail in 60 Sekunden mit KI
• Checkliste: Bevor du sendest
• Entscheidungsbaum: Welche Vorlage passt?
• Häufige Fehler + Fix
• FAQ

Warum E-Mails ein perfekter KI-Use-Case sind

E-Mails sind selten „kreativ“ – sie sind meistens Struktur + Ton + Klarheit. Genau darin ist KI stark: Sie kann aus Stichpunkten eine saubere, höfliche und zielorientierte Mail bauen. Der Unterschied zwischen „KI schreibt irgendwas“ und „KI spart dir wirklich Zeit“ ist simpel: Du gibst klare Vorgaben und lässt keine Lücken, die die KI mit Annahmen füllt.

In diesem Artikel bekommst du 12 Vorlagen zum Kopieren – plus eine kurze SOP, eine Checkliste und typische Fehler-Fixes, damit deine Mails nicht nur gut klingen, sondern auch Ergebnisse bringen.

Die Mini-Formel für jede E-Mail

Merke dir diese Struktur. Sie funktioniert für fast jede Situation:

Empfängerrolle + Kontext + Ziel + Ton + Länge + Abschluss (CTA)

Ein universelles Grundgerüst, das du immer anpassen kannst:

Schreibe eine E-Mail an [Empfängerrolle/Name].
Kontext: [1–2 Sätze, worum geht’s?]
Ziel: [was soll passieren?]
Ton: [freundlich / professionell / respektvoll-bestimmt]
Länge (Optional): max. [x] Wörter/Absätze.
Format: [kurze Absätze / 4 Bulletpoints / klarer Zweiteiler]
Abschluss: [klare Frage oder nächster Schritt].
Regeln: Keine Floskeln. Keine Annahmen. Wenn Infos fehlen: bis zu 3 Rückfragen.

Pro Tip 1 (zwei Varianten = schneller ans Ziel):
Lass dir fast immer zwei Fassungen geben: (a) kurz & direkt und (b) warm & etwas ausführlicher. Du wählst dann nur noch aus – statt neu zu schreiben.

12 Copy-&-Paste Vorlagen für typische Situationen

Die Vorlagen sind bewusst kurz und präzise. Du ersetzt nur die Klammern.

1) Kurze Anfrage (Info / Angebot)

Schreibe eine E-Mail an [Empfängerrolle/Name].
Kontext: [1–2 Sätze].
Ziel: Ich brauche [Information/Angebot] zu [Thema].
Ton: freundlich, klar.
Länge: max. 120 Wörter.
Abschluss: Stelle eine konkrete Frage und nenne, welche Infos du brauchst (z. B. Preis, Zeitraum, Bedingungen).
Regeln: Keine Floskeln, keine Annahmen.

2) Nachfassen (freundlich, nicht drängend)

Formuliere eine Follow-up-Mail an [Name].
Bezug: Meine Nachricht vom [Datum] zum Thema [Thema].
Ziel: Rückmeldung erhalten.
Ton: freundlich, unaufgeregt.
Länge: max. 90 Wörter.
Abschluss: Frage nach einem passenden Zeitpunkt für eine kurze Rückmeldung.

3) Erinnerung mit Deadline (respektvoll, bestimmt)

Schreibe eine Erinnerung an [Name].
Kontext: [Worum ging es?]
Ziel: Rückmeldung bis [Datum].
Ton: respektvoll, bestimmt (nicht unhöflich).
Länge: max. 100 Wörter.
Abschluss: Bitte um Bestätigung, ob die Frist machbar ist, oder um einen Alternativtermin.

4) Termin vorschlagen (3 Optionen)

Schreibe eine E-Mail an [Name] mit 3 Terminvorschlägen.
Thema: [Thema].
Zeitraum: [z. B. nächste Woche].
Vorschläge: [Option 1], [Option 2], [Option 3].
Ton: professionell, freundlich.
Abschluss: Bitte um Bestätigung oder Gegenvorschlag.
Länge: max. 120 Wörter.

5) Termin absagen + Alternativen (ohne Drama)

Sage einen Termin am [Datum/Uhrzeit] ab.
Grund: [ein kurzer neutraler Satz].
Schlage 2 Alternativen vor: [Option A], [Option B].
Ton: höflich, lösungsorientiert.
Länge: max. 100 Wörter.
Abschluss: Bitte um kurze Bestätigung oder Gegenvorschlag.

6) Höflich ablehnen (mit optionaler Alternative)

Formuliere eine höfliche Absage an [Name] zu [Anfrage/Thema].
Grund: [kurz, neutral].
Ton: wertschätzend, klar.
Länge: max. 110 Wörter.
Optional: Biete eine Alternative an (z. B. anderer Zeitpunkt / anderer Ansprechpartner / später erneut).
Abschluss: Ein Satz, der die Beziehung positiv hält (ohne Floskeln).

7) Beschwerde (sachlich, mit klarer Erwartung)

Schreibe eine sachliche Beschwerde an [Firma].
Problem: [kurz, konkret].
Beleg/Details: [Bestellnummer/Datum/Fakten – ohne unnötige Daten].
Erwartung: [Erstattung/Neulieferung/Reparatur].
Frist: [Datum].
Ton: ruhig, klar, professionell.
Länge: max. 150 Wörter.
Abschluss: Klare Bitte um Bestätigung und nächsten Schritt.

8) Reklamation + Lösungsvorschlag (2 Optionen anbieten)

Ich möchte reklamieren: [Produkt/Service].
Beschreibe das Problem in 2–3 Sätzen.
Schlage 2 Lösungsmöglichkeiten vor (z. B. Austausch oder Teilerstattung).
Ton: professionell, nicht emotional.
Länge: max. 140 Wörter.
Abschluss: Bitte um Rückmeldung, welche Option umgesetzt wird.

9) Rückfrage nach fehlenden Infos (präzise)

Schreibe eine kurze Rückfrage an [Name], weil Informationen fehlen.
Es fehlen: [Punkt 1], [Punkt 2], [Punkt 3].
Ton: freundlich, direkt.
Länge: max. 80 Wörter.
Abschluss: Bitte um konkrete Angaben (z. B. Zahlen/Termine/Links) und nenne das gewünschte Format.

10) Status-Update an Team/Kunde (klar strukturiert)

Schreibe ein Status-Update an [Team/Kunde] zum Projekt [Projektname].
Inhalte: Fortschritt [x], nächste Schritte [x], Blocker/Risiken [x], benötigte Hilfe [x].
Ton: professionell, lösungsorientiert.
Format: 4 Bulletpoints mit kurzen Sätzen.
Länge: max. 120 Wörter.
Abschluss: 1 klare Frage oder Bitte (z. B. „Bitte Feedback bis …“).

11) Zusammenfassung nach Gespräch (Kernaussagen + To-dos)

Fasse ein Gespräch zusammen auf Basis dieser Notizen: [Notizen].
Ausgabe: (1) Kernaussagen (3–5 Punkte), (2) To-dos mit Verantwortlichen, (3) offene Punkte/Fragen.
Ton: professionell, knapp.
Länge: max. 180 Wörter.
Abschluss: Bitte um Bestätigung, dass die Zusammenfassung passt.

12) Zwei Varianten (kurz vs. warm) – universell

Schreibe diese E-Mail in zwei Varianten:
(a) kurz & direkt, (b) warm & etwas ausführlicher.
Empfänger: [Name/Rolle]
Kontext: [1–2 Sätze]
Ziel: [Ergebnis]
Ton: [z. B. freundlich-professionell]
Länge: (a) max. 90 Wörter, (b) max. 140 Wörter
Abschluss: klare Frage oder nächster Schritt.
Regeln: Keine Floskeln. Keine Wiederholungen. Keine Annahmen.

Mini-Case 1: Nachfassen ohne Druck

Situation: Du hast eine Anfrage geschickt, aber seit einer Woche keine Antwort. Du willst nicht nerven – aber auch nicht warten, bis es zu spät ist.

So gehst du vor:

• Nutze Vorlage #2 (freundliches Nachfassen).
• Wenn es wirklich zeitkritisch ist: nutze #3 (Deadline), aber respektvoll.

Prompt-Variante, die fast immer funktioniert:

Formuliere eine Follow-up-Mail an [Name].
Bezug: Meine Nachricht vom [Datum] zum Thema [Thema].
Ziel: Rückmeldung erhalten, weil ich intern bis [Datum] planen muss.
Ton: freundlich, unaufgeregt.
Länge: max. 90 Wörter.
Abschluss: Bitte um kurze Rückmeldung oder einen Zeitpunkt, wann ich damit rechnen kann.
Regeln: Keine Floskeln, kein Druck, keine Vorwürfe.

Das Ergebnis klingt nicht „bettelnd“ und nicht „hart“ – sondern klar.

Mini-Case 2: Sachliche Beschwerde mit klarer Lösung

Situation: Lieferung verspätet/defekt, du willst eine Lösung – keine Diskussion.

So gehst du vor:

• Nutze #7 (Beschwerde) oder #8 (Reklamation + Lösungsvorschlag).
• Gib der KI genau eine Erwartung und eine Frist (ohne Droh-Sprache).

Beispiel-Prompt:

Schreibe eine sachliche Beschwerde an [Firma].
Problem: [kurz, konkret].
Beleg/Details: Bestellung [Nr.], Datum [x], Problem [x].
Erwartung: [Neulieferung bis …] oder alternativ [Erstattung].
Frist: [Datum].
Ton: ruhig, klar, professionell.
Länge: max. 150 Wörter.
Abschluss: Bitte um Bestätigung und nächsten Schritt.
Regeln: Keine Emotion, keine Annahmen.

Standardvorgehensweise: E-Mail in 60 Sekunden mit KI

1. Schreibe 3–6 Stichpunkte: Kontext, Ziel, gewünschter Ton, gewünschtes Ergebnis.
2. Wähle die passende Vorlage (oder nutze #12 für zwei Varianten).
3. Lass die KI schreiben – und wähle die bessere Version.
4. Kürze 20–30% (fast immer sinnvoll) und prüfe den Abschluss (CTA).
5. Setze Namen, Daten und Fakten selbst ein (keine Details von der KI „raten“ lassen).
6. Finaler Check: Ton, Klarheit, Annahmen, Länge.

Checkliste: Bevor du sendest

• Passt der Empfänger-Kontext (Rolle, Beziehung, Formalität)?
• Ist das Ziel in einem Satz klar erkennbar?
• Gibt es Annahmen oder erfundene Details? (wenn ja: entfernen)
• Ist der Ton passend (zu hart / zu weich)?
• Gibt es einen klaren Abschluss (Frage / nächster Schritt / Deadline)?
• Ist die Mail zu lang? (wenn ja: 20–30% kürzen)
• Sind sensible Daten enthalten? (wenn ja: anonymisieren oder weglassen)

Pro Tip 2 (Anti-Blabla-Regel):
„Keine Floskeln, keine Wiederholung, direkt zum Punkt“ als feste Regel spart enorm viel Kürzungsarbeit.

Entscheidungsbaum: Welche Vorlage passt?

Häufige Fehler + Fix

1. Symptom: Zu viel Fülltext. → Ursache: Kein Längenlimit/keine Regeln. → Fix: „max. 90–120 Wörter“ + „keine Floskeln“.
2. Symptom: Kein klarer Abschluss. → Ursache: CTA fehlt. → Fix: „Abschluss: eine konkrete Frage oder nächster Schritt“.
3. Symptom: Ton ist zu hart oder zu weich. → Ursache: Ton nicht definiert. → Fix: Ton explizit setzen („freundlich-professionell“ / „respektvoll-bestimmt“).
4. Symptom: KI erfindet Details (Daten, Fakten). → Ursache: Kontextlücken. → Fix: „Keine Annahmen; stelle Rückfragen“ + Fakten selbst einsetzen.
5. Symptom: Mail wirkt unstrukturiert. → Ursache: Kein Format vorgegeben. → Fix: „2–3 kurze Absätze“ oder „4 Bulletpoints“.
6. Symptom: Du bekommst keine Antwort. → Ursache: Anfrage ist zu allgemein. → Fix: Konkrete Informationsliste („Bitte Preis, Zeitraum, Bedingungen“) + Deadline-Option.
7. Symptom: Empfänger fühlt sich angegriffen. → Ursache: Vorwurf-Sprache. → Fix: Fakten + Erwartung + Frist, ohne Bewertung.

FAQ

Kann ich diese Vorlagen im Job einfach so nutzen?
Ja – aber passe Formalität, Ton und interne Standards (Signatur, Anrede, Prozesse) an.

Was ist mit Datenschutz?
Keine sensiblen Daten in Prompts. Anonymisieren (z. B. „Kunde A“, „Projekt X“) und Details erst in der finalen Mail einsetzen.

Welche Vorlage ist am besten?
Wenn du unsicher bist: #12. Zwei Varianten sind meist schneller als „nochmal neu“.

Wie bekomme ich weniger Wiederholungen?
Regel hinzufügen: „Keine Wiederholung, kein Marketing-Ton, direkt zum Punkt.“

Wie verhindere ich, dass KI zu nett klingt?
Ton setzen: „klar, respektvoll, bestimmt“ und eine konkrete Deadline/Frage erzwingen.

Soll ich immer eine Deadline setzen?
Nur wenn es wirklich relevant ist. Sonst wirkt es unnötig druckvoll. Besser: „Wann kann ich ungefähr mit Rückmeldung rechnen?“

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