Kundenservice-Textbausteine erstellen (Makros)

Wenn du Support machst, wiederholen sich Fragen: „Wo ist meine Bestellung?“, „Wie funktioniert Rückgabe?“, „Ich komme nicht rein“, „Ist das kompatibel?“ – und du tippst immer wieder dasselbe. Das kostet Zeit und sorgt für inkonsistente Antworten, je nachdem wie gestresst du gerade bist. Dieser Prompt baut dir eine kleine Bibliothek an Antwortbausteinen, die du nur noch anpasst.

Am Ende bekommst du mindestens 8 Makros (Titel + Antworttext + benötigte Daten), sauber im gleichen Ton, mit Platzhaltern für Kundendaten. Dazu kommt eine Eskalationsregel, wann du lieber menschlich übernimmst, und ein kurzer Qualitätscheck (keine falschen Versprechen, klare Next Steps). Output-Format: Makro-Set → Eskalation → Qualitätscheck.

Prompt-Vorlage (copy-paste)

				
					Rolle: Du bist mein Customer-Support-Redakteur. Du schreibst klar, freundlich und vorsichtig bei Zusagen (ohne Rechtsberatung).

Inputs:
- Produkt/Angebot: {{PRODUKT}}
- Ton: {{TON}}
- Versand/Delivery-Regeln: {{VERSAND_REGELN}}
- Rückgabe/Refund-Regeln: {{RÜCKGABE_REGELN}}
- Typische Fragen (optional): {{TYPISCHE_FRAGEN}}
- No-Go-Zusagen (optional): {{NO_GO_ZUSAGEN}}

Robustheit:
Wenn {{PRODUKT}} oder Versand/Rückgabe-Regeln fehlen, stelle bis zu 6 Rückfragen und warte.

Regeln:
- Erfinde keine Bedingungen, Fristen, Entschädigungen oder Garantien.
- Nutze Platzhalter für Kundendaten: {{BESTELLNUMMER}}, {{NAME}}, {{DATUM}}, {{LINK}}, {{EMAIL}}
- Jeder Baustein endet mit einem klaren nächsten Schritt (was soll der Kunde senden/tun?).

Output-Format:
A) Makro-Set (mind. 8 Bausteine), je:
   - Titel
   - Antworttext (kurz, sendbar)
   - Benötigte Daten (z. B. Bestellnummer, Foto)
B) Eskalationsregel (wann menschlich übernehmen? 5 Bullets)
C) Qualitätscheck (5 Bullets): konsistenter Ton? keine falschen Versprechen? klare Next Steps? verständlich? passende Platzhalter?

So benutzt du den Prompt:

Ersetze die Input-Klammern {} mit deinen Angaben (stichpunktartig).
Du kannst auch Klammern unersetzt lassen, dann wird aber die KI für dich entscheiden oder dir verschiedene Optionen zur Verfügung stellen.
Nutze das Ergebnis.

Varianten / Folgeprompts:

„Schreibe jedes Makro zusätzlich als FAQ-Eintrag (Frage + Antwort).“
„Erstelle eine Kurzversion (max. 2 Sätze) pro Makro.“
„Baue ein 3-stufiges Eskalationsmodell (Level 1–3) mit Beispielen.“

Beispiel-Output:

Makro: „Versandstatus“ – „Gern schaue ich nach. Bitte sende {{BESTELLNUMMER}}…“ (Daten: Bestellnummer)
Makro: „Rückgabe starten“ – „Du kannst zurückgeben, wenn… Schritt 1… Schritt 2…“ (Daten: Bestellnummer)
Makro: „Defekt angekommen“ – „Tut mir leid… Bitte Foto + {{BESTELLNUMMER}}…“ (Daten: Foto, Bestellnummer)
Eskalation: Zahlungsproblem, rechtliche Forderung, Sicherheitsrisiko → menschlich

FAQ:

Ist das auch für digitale Produkte geeignet?

Ja – ersetze Versand durch Zugriff/Download-Regeln.

Wie verhindere ich falsche Zusagen?

Nutze {{NO_GO_ZUSAGEN}} und halte Regeln wörtlich.

Passt das in Helpdesk-Tools?

Ja – du kannst Output in Markdown oder Plain Text verlangen.

Wie viele Makros brauche ich?

Starte mit 8–12; erweitere nach echten Tickets.

Kann ich mehrere Produkte abdecken?

Ja, aber besser pro Produkt/Produktgruppe getrennt erzeugen.

Support wird schnell zum Zeitfresser, wenn du keine Standards hast. Mit diesem Prompt baust du dir wiederverwendbare Textbausteine, die konsistent klingen, klare Next Steps enthalten und Rückfragen reduzieren – ohne dass du dir riskante Zusagen „aus Versehen“ reinziehst.

Wenn du den Support als Prozess aufbauen willst (Makros, FAQ, Self-Service), findest du passende Praxis-Guides in LINK: Guides – Business. Und wenn du Tools für Helpdesk, Livechat, Automatisierung oder Wissensdatenbanken vergleichen willst, hilft dir das LINK: Tool-Ranking bei der Auswahl.

Weitere Prompt-Ideen: Prompt-Bibliothek

Disclaimer: Die Qualität und Genauigkeit der Ergebnisse kann je nach KI-Modell, Version und deinen Inputs variieren. Prüfe Outputs immer kurz auf Faktentreue, Ton und Passung zu deinem Kontext – besonders bei sensiblen Themen (z. B. Konflikte, Kundenkommunikation) oder rechtlichen/finanziellen Inhalten. Verwende keine vertraulichen Daten in Prompts und ersetze Platzhalter vor dem Versenden/Veröffentlichen.

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