Meeting-Notizen → To-dos: Workflow mit KI (klar, schnell, nachverfolgbar)

Key Takeaways

• Der Output wird nur gut, wenn du der KI ein Ziel-Format gibst: To-do, Owner, Deadline, Kontext, nächste Schritte.
• Trenne konsequent: Entscheidungen, Aufgaben, Offene Fragen, Risiken – sonst wird’s ein Textbrei.
• Jede Aufgabe braucht einen Owner und ein „Done“-Kriterium (woran man sieht, dass es fertig ist).
• Lass die KI Rückfragen stellen, wenn Owner/Deadline fehlen – statt zu raten.
• Ein 2-Minuten-Check vor dem Versand verhindert 80% der typischen Fehler.

Inhaltsverzeichnis

• Warum Meeting-Notizen oft nicht zu Ergebnissen führen
• Das Zielbild: Was gute To-dos ausmacht
• Ablauf: Von Notizen zu To-dos in 10–15 Minuten
• Prompts: Notizen bereinigen, To-dos extrahieren, Follow-up schreiben
• Mini-Case 1: Team-Meeting mit vielen Punkten
• Mini-Case 2: Kundenmeeting mit Entscheidungen
• Checkliste + Entscheidungshilfe: Mail, Board oder Protokoll?
• Häufige Fehler + Fix
• FAQ

Warum Meeting-Notizen oft nicht zu Ergebnissen führen

Die meisten Meetings scheitern nicht an Ideen – sondern an der Umsetzung. Notizen landen in einem Doc, niemand weiß, wer was bis wann macht, und zwei Wochen später diskutiert ihr dieselben Punkte nochmal.

KI kann hier sehr pragmatisch helfen: Sie ist gut darin, aus unstrukturierten Notizen eine klare Aufgabenliste zu machen – inklusive Entscheidungen, offenen Fragen und nächstem Schritt. Aber nur, wenn du ihr ein sauberes Ziel-Format gibst und sie nicht raten lässt.

Das Zielbild: Was gute To-dos ausmacht

Ein To-do ist dann nachverfolgbar, wenn es diese Bausteine enthält:

• Aufgabe (konkret, als Handlung formuliert)
• Owner (eine Person, nicht „wir“)
• Deadline (Datum oder klarer Zeitpunkt, notfalls „bis Ende Woche“)
• Kontext (1 Satz: warum / wofür)
• Done-Kriterium (woran erkennt man „fertig“?)

Wenn du nur eins mitnimmst: Ohne Owner + Done-Kriterium wird aus jedem To-do ein „vager Wunsch“.

Pro Tip 1: Lass die KI „Owner/Deadline fehlt“ markieren und Rückfragen stellen, statt irgendwas zu erfinden.

Ablauf: Von Notizen zu To-dos

Dieser Ablauf ist bewusst kurz. Du kannst ihn nach jedem Meeting nutzen:

1. Notizen sammeln
   Rohnotizen, Chat-Logs, Agenda, ggf. Stichpunkte.
2. Notizen bereinigen
   Dopplungen raus, Sätze glätten, Unklares markieren.
3. Strukturieren
   Blöcke: Entscheidungen / To-dos / Offene Fragen / Risiken.
4. To-dos schärfen
   Owner, Deadline, Done-Kriterium ergänzen; fehlende Infos als Fragen.
5. Follow-up erstellen
   Kurzmail oder Slack-Post + To-do-Liste; optional Board-Format (Notion/Asana/Trello).

Prompts: Notizen bereinigen, To-dos extrahieren, Follow-up schreiben

Prompt 1: Notizen bereinigen (ohne Inhalte zu erfinden)

„Hier sind Rohnotizen aus einem Meeting:
[Notizen]
Aufgabe: Bereinige die Notizen (Dopplungen raus, verständliche Sätze), ohne Inhalte zu erfinden.
Regeln: Wenn etwas unklar ist, markiere es als [UNKLAR] statt zu raten. Ausgabe als kurze Absätze.“

Prompt 2: Entscheidungen / To-dos / Offene Fragen / Risiken extrahieren

„Nutze diese bereinigten Notizen:
[Text]
Erstelle vier Blöcke:

1. Entscheidungen (max. 5, als klare Sätze)
2. To-dos (Tabelle: Aufgabe | Owner | Deadline | Done-Kriterium | Kontext)
3. Offene Fragen (wer klärt bis wann?)
4. Risiken/Abhängigkeiten (kurz)
   Regeln: Keine Annahmen. Wenn Owner/Deadline fehlt, schreibe ‘FEHLT’ und stelle am Ende Rückfragen.“

Prompt 3: To-dos schärfen (konkret + überprüfbar)

„Nimm diese To-do-Tabelle: [Tabelle].
Überarbeite jede Aufgabe so, dass sie:

• als Handlung formuliert ist (Verb am Anfang),
• ein Done-Kriterium hat,
• maximal 1–2 Sätze lang ist.
  Wenn Owner/Deadline fehlen: markiere es und stelle Rückfragen.“

Prompt 4: Follow-up als kurze Mail oder Slack-Post

„Schreibe ein Follow-up an [Team/Kunde] zum Meeting am [Datum].
Ton: klar, freundlich, professionell.
Inhalt: 1 kurzer Kontextsatz, dann Entscheidungen (falls vorhanden), dann To-dos (kompakt), dann offene Fragen, Abschluss mit nächstem Termin/Check-in.
Länge: max. 180 Wörter (Mail) / max. 8 Zeilen (Slack).
Input: [Entscheidungen + To-dos + offene Fragen].“

Wenn du dafür Vorlagen suchst, die immer sauber wirken: Im Beitrag „E-Mail mit KI: 12 Vorlagen…“ kannst du dir passende Follow-up-Strukturen holen.

Mini-Case 1: Team-Meeting mit vielen Punkten

Situation: Wöchentliches Team-Meeting, viele Themen, am Ende ist unklar, was wirklich „Action“ ist.

So nutzt du den Workflow:

• Prompt 1 bereinigt die Rohnotizen (das allein reduziert Chaos).
• Prompt 2 erzeugt die vier Blöcke.
• Prompt 3 schärft die To-dos auf „prüfbar“.
• Prompt 4 macht daraus einen Slack-Post.

Typische Verbesserung: Die To-do-Liste wird kürzer, aber klarer. Viele Punkte landen korrekt bei „offene Fragen“ statt als Fake-To-do.

Pro Tip 2: Begrenze To-dos pro Meeting auf ein realistisches Maß:
„Maximal 8 To-dos. Alles darüber: als Backlog-Vorschlag.“

Mini-Case 2: Kundenmeeting mit Entscheidungen

Situation: Kundenmeeting, ihr habt Entscheidungen getroffen – aber später gibt es Diskussion, „was genau beschlossen wurde“.

So gehst du vor:

• Fokus auf Entscheidungen (klar und zitierbar).
• To-dos nur für eure Seite + Kundenseite, sauber getrennt.
• Follow-up als Mail mit „Bitte bestätigen, ob das so passt“.

Prompt-Zusatz für mehr Sicherheit:
„Formuliere die Entscheidungen so, dass sie eindeutig sind (keine Weichmacher).
Markiere mögliche Missverständnisse und schlage 1 Klarstellungssatz vor.“

Wenn du KI-Outputs schnell prüfen willst (und nicht versehentlich falsche Annahmen verschickst): der KI-Qualitätscheck hilft als Mini-Routine (Link: /blog/ki-qualitaetscheck/).

Checkliste + Entscheidungshilfe: Mail, Board oder Protokoll?

Checkliste (vor dem Versand / Eintragen)

• Sind Entscheidungen eindeutig formuliert (ohne Interpretationsspielraum)?
• Hat jedes To-do Owner + Deadline + Done-Kriterium?
• Sind „offene Fragen“ wirklich Fragen (und nicht versteckte Aufgaben)?
• Gibt es sensible Inhalte, die nicht raus dürfen? (anonymisieren/streichen)
• Ist das Follow-up kurz genug, dass es gelesen wird?
• Sind Abhängigkeiten/Risiken benannt, wenn sie kritisch sind?

Entscheidungshilfe (Wenn/Dann)

• Wenn es nur 3–5 To-dos sind → kurze Mail/Slack-Post reicht.
• Wenn Aufgaben über Wochen laufen → Board-Format (Notion/Asana/Trello) ist besser.
• Wenn Entscheidungen kritisch sind (Kunde/Scope/Budget) → Protokoll + Bestätigung per Mail.
• Wenn viel unklar ist → erst Rückfragen sammeln, dann Follow-up.

Optional (wenn du Tools nutzt): Board-Tools und Transkriptions-Tools können den Prozess beschleunigen. Affiliate lohnt sich nur, wenn du ohnehin Empfehlungen gibst und sie wirklich zu deinem Workflow passen (Planung/Notizen/Projektmanagement).

Häufige Fehler + Fix

1. Symptom: To-dos sind vage („darum kümmern“).
   Ursache: Keine Handlung + kein Done-Kriterium.
   Fix: Verb am Anfang + „fertig, wenn…“.
2. Symptom: Niemand fühlt sich verantwortlich.
   Ursache: Owner fehlt oder „Team“.
   Fix: Owner muss eine Person sein; Stellvertreter optional.
3. Symptom: KI erfindet Entscheidungen.
   Ursache: Notizen lückenhaft + keine Regel „keine Annahmen“.
   Fix: Entscheidungen nur aus Notizen; Unklares als [UNKLAR] markieren.
4. Symptom: Follow-up ist zu lang, niemand liest es.
   Ursache: Keine Längenbegrenzung.
   Fix: „max. 180 Wörter“ + erst Entscheidungen/To-dos, dann Rest.
5. Symptom: 20 To-dos nach jedem Meeting.
   Ursache: Alles wird als Aufgabe interpretiert.
   Fix: To-dos begrenzen, Rest als Backlog/Ideenliste.
6. Symptom: Deadlines fehlen, nichts bewegt sich.
   Ursache: Konfliktscheu oder „später“.
   Fix: Default-Deadline setzen („bis Ende Woche“) oder Rückfrage erzwingen.

FAQ

Muss ich jede Notiz an KI geben?
Nein. Es reichen oft bereinigte Stichpunkte. Je sensibler das Meeting, desto stärker anonymisieren.

Was ist besser: Mail oder Board?
Mail für kurze, klare To-dos. Board für alles, was mehrere Wochen läuft oder Abhängigkeiten hat.

Wie verhindere ich, dass KI Dinge erfindet?
Regel setzen: „Keine Annahmen, Unklares markieren, Rückfragen stellen.“

Wie formuliere ich Done-Kriterien schnell?
Nutze „fertig, wenn…“ oder „Output ist…“ (z. B. „fertig, wenn der Entwurf im Doc liegt“).

Was, wenn Owner/Deadline im Meeting nicht klar sind?
Dann ist das kein KI-Problem. Lass die KI die Lücken markieren und stelle Rückfragen im Follow-up.

Kann ich das auch für 1:1s nutzen?
Ja – besonders gut für nächste Schritte, Entscheidungen und offene Punkte.

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